La gestione documentale ed il supporto della tecnologia PDF

Electronic Document Conference
Electronic Document Conference

I PDF sono tra file i più diffusi nei sistemi di gestione documentale ed ECM aziendali, ma poche aziende fornitrici di questi software utilizzano ed offrono il pieno supporto alle reali funzionalità determinate nello standard ISO di riferimento. Queste limitazioni creano senso di frustrazione negli utenti a causa della limitata interoperabilità tra sistemi e contenuti. Data l'ubiquità e la longevità del formato, per i produttori di piattaforme documentali che sfruttino completamente il formato PDF, non limitandosi al solo rendering, si potrebbero aprire grandi opportunità.

Leggi degli scambi di opinioni tra esperti di PDF (e altre tecnologie documentali) e il tipico referente aziendale.

Pochi giorni fa, parlando informalmente con il responsabile commerciale dell’area asiatica di una grande azienda italiana che opera nel settore dell’automazione:

SALES: Mi occupo di vendite, tu cosa fai di bello?

IO: Lavoro nell’ambito delle applicazioni documentali e in particolare dell’uso del formato PDF.

SALES: (sorridendo) PDF? E’ una cosa così vecchia, gestirli è per davvero un lavoro?

IO: Certamente, penso che anche nella vostra azienda transitino migliaia di documenti PDF tutti i giorni e che vengano gestiti adeguatamente.

SALES: Non saprei, io quando ho bisogno “stampo” i PDF da Word e li mando via email.

Mi è subito venuto in mente quanto condiviso da Duff Johnson, riconosciuto esperto nel mondo della gestione e dell’interoperabilità dei formati documentali, pochi anni fa sul proprio blog.

Quando Duff non lavora in PDF Association capita ancora che svolga attività di consulenza nell’ambito della gestione documentale. Alcune conversazioni recenti lo hanno convinto a rivedere l’articolo che ho citato poco sopra: era un tipico dialogo tra tra un fornitore di tecnologia PDF e un utente di file PDF.

É cambiato qualche cosa?

Come verrà discusso in giugno alla prossima Electronic Document Conference, la tecnologia PDF è presente su qualunque computer e telefono ed è sempre più diffusa. Qualunque banca, assicurazione, agenzia governativa, azienda di qualsiasi dimensione basano sulla tecnologia dei PDF il mantenimento e la condivisione dei propri documenti.

Raramente i manager di queste organizzazioni si chiedono se stiano usando con efficacia la tecnologia, o se stiano investendo nel solo supporto del formato di file.

Questa che segue è la tipica conversazione avuta tante volte da Duff con direttori finanziari, informatici ed IT manager, solo per citare alcuni ruoli aziendali. Spesso la chiacchierata comincia così:

DUFF: La piattaforma ECM o il document management che utilizzate supportano la tecnologia PDF?

EXECUTIVE: Credi che usiamo ancora fax o cose simili? Certo, usiamo e archiviamo PDF! Probabilmente apro quel tipo di file 10, 20 volte al giorno! Pressoché qualunque cosa che transiti sul mio computer, email a parte, arriva in quel formato!

Questa parte della conversazione è sempre uguale a se stessa. Oggigiorno, il formato di file PDF è così fondamentale che alcune persone si sentono offese quando ricevono il suggerimento di valutare se stiano usando nel modo corretto il formato o, se stiano usando la tecnologia PDF nel modo “errato”.

Spesso pensano ai vari avvocati, impiegati e altri sfortunati che periodicamente fanno notizia per aver rilasciato informazioni riservate inavvertitamente perché non sapevano come redigere correttamente un PDF.

Quindi, Duff procede...

DUFF: Aggiungi mai note o annotazioni alle pagine dei tuoi PDF?

EXECUTIVE: Certamente. Mi capita quando scambio contratti o verifico dei diagrammi ricevuti.

DUFF: Bene, e il vostro ECM come si relaziona con queste note?

A questo punto la chiacchierata tende a focalizzarsi su alcuni dettagli. Due risposte tipiche sono:

EXECUTIVE #1: Non interagisce con le note. Copio il file sul mio computer, lo annoto, quindi lo invio via email al destinatario dei miei appunti. Le note non possono essere archiviate nell’ECM e l’unico modo sarebbe quello di ricaricare il file annotato sul sistema come nuova versione.

EXECUTIVE #2: Non lo fa. Il nostro fornitore ci ha spiegato come utilizzare il sistema di annotazione della piattaforma documentale al posto di quello dei PDF. Ci ha spiegato che in questo modo le note sono ben archiviate e ricercabili.

Cosa succede ora? In entrambe i casi:

  • L’utente usa spesso, spessissimo i file PDF.
  • Il flusso operativo dell’utente richiede l’annotazione sui file stessi.

Cosa offre la piattaforma documentale nei loro casi?

  • Il primo sistema, di Executive #1, forza l’utente ad uscire dalla piattaforma poter completare l’attività.
  • Il secondo sistema, di Executive #2, impone una modalità non standard di operare che, molto probabilmente, riduce il set delle funzionalità disponibili.

Quando entrambi gli Executive dicono che il proprio sistema “supporta PDF”, intendono dire che sono certi di poter archiviare e mostrare questo formato di file. Nulla di più.

Questo approccio limita parecchio il livello di servizio per gli utenti.

Cosa vuol dire “supportare”?

Per il manager della prima azienda queste caratteristiche sono importanti e apprezzate e l’approccio “rinuncia o usale” comporta:

  • perdita di controllo sulle annotazioni ai documenti
  • impossibilitá di registrare, in modo sistematico, le note e le comunicazioni includendo anche la possibilitá di archiviare i documenti annotati
  • inefficienza dovuta alla gestione manuale dei documenti
  • duplicazione non necessaria e manuale di contenuti archiviati verso e da dischi locali introducendo debolezze nei sistemi di sicurezza e gestione delle versioni e dei loro backup

La società del secondo manager può vantare l’uso di un sistema che, pare, supporti tutte le caratteristiche richieste, in realtà:

  • l’utente non puó interagire con note preesistenti e standardizzate nei documenti caricati e nemmeno aggiungerne di nuove direttamente negli stessi
  • è impossibile collaborare con utenti esterni alla piattaforma aziendale
  • le note integrate nei file PDF non sono supportate dalla piattaforma, in alcuni casi nemmeno visualizzate
  • le note presenti nei file PDF non sono ricercabili in alcun modo (chiedete ad un avvocato se il non vedere le note sia una feature o un problema)

In entrambi i casi, le piattaforme documentali hanno condizionato in modo limitante l’aspettativa che deriva dall’uso della tecnologia PDF riducendo la lista delle feature supportate a quella espressa da un semplice fax (n.d.t.: vedo, sfoglio, stampo e poco più).

C'è molto spazio di manovra per chiedere e ottenere di più, non solo perché quella PDF è una tecnologia ricca di caratteristiche e funzionalità, ma anche perché é uno standard ISO che, se implementato correttamente, non pone vincoli o limitazioni legati al singolo produttore di software.

Non facciamo magie; questi sono “solo” PDF.

Anche se i file PDF sono tra i più diffusi nei sistemi di gestione documentale ed ECM aziendali, Duff si basa su un sondaggio non scientifico, ma di valore, per affermare che spesso tale supporto non va oltre l’archiviazione e il rendering, aumentando senso di frustrazione in tanti utenti. Aziende come Dropbox promuovono la propria integrazione con lo standard PDF, soluzioni come queste rimangono comunque limitate e rare nel panorama dell’industria del software

Data l'ubiquità e la longevità del formato, per i produttori di piattaforme documentali che sfruttano completamente il formato PDF, non limitandosi al solo rendering, si potrebbero aprire grandi opportunità.

Gli utenti vogliono lavorare con i propri documenti e non solo leggerli!

Electronic Document Conference

Sei interessato alla tecnologia PDF e al ruolo che ricopre nell’ambito delle tecnologie dei documenti elettronici? Dal 17 al 18 Giugno, a Seattle, si terrà Electronic Document Conference! Là potrai porre domande e ricevere risposte sul miglior uso del formato documentale scelto globalmente come standard.